Если инвентаризация показала расхождение с учётом, сначала зафиксируйте фактическое наличие имущества и перепроверьте документы, а затем разберите причину и отразите результат в учёте. В 2026 году порядок инвентаризации регулирует национальный стандарт «Инвентаризация активов и обязательств». Он требует составлять акты сверки с дебиторами и кредиторами, а подтверждённые ими суммы отдельно показывать в инвентаризационных документах. Ниже — практический порядок действий для бухгалтера и руководителя.
С чего начать, если выявили расхождение?
Сопоставьте фактическое наличие актива с данными бухгалтерского учёта. Для товара проверьте наименование, количество и единицу измерения; для основных средств — идентификационные признаки и место нахождения. Если в документах есть расхождения, выясните, не связаны ли они с поступлением, перемещением или списанием, которое ещё не попало в учёт.
Затем соберите документы, которые подтверждают движение имущества: накладные, акты, документы о передаче и списании, внутренние записи о перемещении. Сверьте даты и подписи, а также проверьте, к какому периоду относятся операции. Так можно отличить ошибку в учёте от реальной недостачи или излишка.
Не исправляйте учёт только по устному объяснению сотрудника. Зафиксируйте расхождение в документах инвентаризации и приложите материалы проверки. Если обнаружили ошибку в первичном документе, сначала определите, как её исправить по принятому в организации порядку.
Как оформить недостачу или излишек?
Опишите каждый объект отдельно: что обнаружили, в каком количестве и чем фактическое наличие отличается от учётных данных. Формулировка «расхождение по складу» слишком общая: по ней нельзя понять, какое именно имущество нужно проверить и отразить.
Если причина пока неизвестна, так и укажите. Не подменяйте факт предположением о виновном лице или обстоятельствах утраты. Сначала соберите объяснения и документы, которые помогут установить, когда возникло расхождение и какие операции могли на него повлиять.
После проверки руководитель принимает решение о дальнейших действиях, а бухгалтер отражает результат на основании оформленных документов и решения. Порядок зависит от обстоятельств и вида актива. Поэтому до проведения записи убедитесь, что документы описывают конкретное расхождение и его основание, а не только итоговую сумму.
Что учесть при сверке расчётов?
Недостача или излишек могут обнаружиться не только при пересчёте товаров и имущества, но и при проверке расчётов с контрагентами. Сверьте данные учёта с документами обеих сторон и выясните, какие суммы подтверждены, а какие требуют дополнительной проверки.
С 1 января 2026 года инвентаризацию расчётов регулирует национальный стандарт бухгалтерского учёта и отчётности «Инвентаризация активов и обязательств», утверждённый постановлением Минфина от 31.10.2025 № 126. Стандарт предусматривает акты сверки с дебиторами и кредиторами. Суммы, подтверждённые актами, нужно отдельно отразить в инвентаризационных документах (материал ilex.by «Как электронный акт сверки упрощает процесс инвентаризации расчетов»).
Проверьте, что акт относится к нужному контрагенту и периоду, а стороны согласовали отражённые в нём суммы. Если часть долга оспаривается или не подтверждена, не объединяйте её с подтверждённой задолженностью: покажите статус каждой суммы отдельно и сохраните документы по разногласию.
Какие ошибки мешают правильно отразить результат?
- Исправлять количество в учёте до оформления результатов инвентаризации.
- Указывать общую сумму расхождения без перечня имущества или расчётов, к которым она относится.
- Считать объяснение сотрудника достаточным подтверждением причины недостачи.
- Не проверять документы по перемещению, поступлению или списанию за соответствующий период.
- Не отделять подтверждённые актами сверки суммы от тех, по которым стороны не пришли к согласию.
Перед закрытием инвентаризации сверьте каждый обнаруженный факт с первичными документами, итоговыми материалами проверки и решением руководителя. Затем бухгалтер может отразить результат в учёте на документально подтверждённом основании. Если вопрос упирается в трактовку правил или оформление спорной ситуации, рабочий разбор с бухгалтером или юристом помогает проверить документы до внесения записей.
