Начните с реестра счетов: для каждого укажите срок оплаты, сумму, ответственного и дату последней проверки поступлений. Затем разделите работу на два потока: напоминания по счетам, срок которых приближается, и разбор долгов после просрочки. Так бухгалтер видит, где нужно связаться с клиентом, где проверить платёж, а где подготовить документы для дальнейшего решения. Ниже — порядок работы, который подойдёт небольшой компании без сложной автоматизации.
Как собрать реестр, по которому видно, кто и когда должен заплатить?
Начните со списка открытых счетов в учётной системе или таблице. Одна строка — один счёт или обязательство по договору. Укажите контрагента, основание платежа, сумму, срок, ответственного сотрудника и текущий статус. Рядом оставьте поле для даты последнего контакта: иначе после разговора с клиентом никто не вспомнит, когда он обещал оплатить.
Статусы лучше привязать к действиям: «счёт выставлен», «срок приближается», «оплата проверяется», «срок прошёл», «вопрос передан ответственному», «оплата подтверждена». Если клиент платит частями, добавьте остаток долга. Тогда бухгалтер увидит реальную сумму к получению и не отправит напоминание на весь счёт после частичного платежа.
Проверяйте реестр по данным учёта, а не только по отметкам менеджера. Развёрнутый регистр по счетам расчётов помогает отдельно увидеть задолженность клиентов и собственные долги перед ними; оборотно-сальдовая ведомость по конкретному счёту показывает должников и суммы (источник: «Просроченная дебиторская задолженность в бухгалтерском учете», fd.ru). Если часть сведений живёт в CRM, сверяйте статусы с бухгалтерскими данными. Порядок такой сверки удобно разобрать отдельно в материале о том, как организовать сверку расчётов между 1С и CRM.
Для регулярных услуг добавьте период, за который выставлен счёт. Клиент мог оплатить прошлый месяц, пока новый счёт остаётся открытым. Без этого поля отметка «оплачено» легко попадёт не в ту строку.
Когда напоминать клиенту об оплате?
Привяжите напоминание к событию, а не к привычке отправлять сообщения по понедельникам. После выставления счёта клиенту нужны сумма, срок и способ получить документ, если он потерял письмо. Перед сроком полезно коротко напомнить о платеже. После срока сначала проверьте поступления, затем выясните причину задержки.
Для повторяющихся платежей бухгалтер может подготовить три коротких текста: сообщение о новом счёте, напоминание перед сроком и запрос после просрочки. Каждое сообщение должно отвечать на один вопрос клиента: что оплатить, до какого дня и к кому обратиться. Например: «Напоминаем об оплате счёта [номер] на [сумма] BYN до [дата]. Если нужна копия счёта, ответьте на это сообщение». Поля в квадратных скобках заполняйте из проверенного реестра.
Если напоминания отправляет система, условие остановки важнее частоты: после подтверждения платежа сообщения по этому счёту прекращаются. Учтите время между отправкой денег клиентом и отражением поступления в учёте. Когда статус ещё не обновился, бухгалтер сначала проверяет платёж и только потом запускает сообщение о просрочке. Логику такой цепочки можно посмотреть в статье на messages.by.
Сотруднику, который общается с клиентом, нужен доступ к актуальному статусу счёта. Иначе он пообещает уточнить долг, который бухгалтер уже закрыл поступившим платежом. Для начала достаточно общего реестра и понятного правила: кто отмечает оплату и кто отправляет напоминание.
Что делать, если срок оплаты уже прошёл?
Откройте счёт и проверьте три вещи: поступали ли деньги, верно ли указан срок и нет ли частичной оплаты. Затем свяжитесь с клиентом через согласованный рабочий канал. Спокойный вопрос о статусе платежа даёт больше полезной информации, чем повторное требование оплатить счёт без проверки.
Зафиксируйте ответ в реестре. Клиенту нужна копия документа — отправьте её и отметьте дату. Он сообщил об уже проведённом платеже — попросите сведения, по которым бухгалтер сможет его найти. Возник спор по сумме или объёму услуги — передайте вопрос сотруднику, который согласовывал условия. У каждой записи должно быть следующее действие и ответственный.
После разговора сопоставьте обещание клиента с реальным поступлением. Если вопрос касается договора или подтверждающих документов, бухгалтеру пригодится консультация юриста; если расходятся данные систем — разбор с коллегами по учёту. База экспертных знаний и профессиональный клуб уместны именно для таких случаев, когда стандартного напоминания уже недостаточно.
Просрочка требует внимания, но сама по себе не означает, что долг можно убрать из учёта. Пока нет оснований для списания, задолженность остаётся предметом контроля. Держите рядом счёт, договор, документы по исполнению и историю контактов: они помогут бухгалтеру и юристу восстановить ход расчётов.
Когда переходить от контроля долга к вопросу о списании?
Если получить оплату не удалось, начните с проверки документов и обстоятельств по конкретному долгу. Уточните основание задолженности, историю частичных платежей, переписку и действия по взысканию. Затем обсудите с юристом, есть ли основания для следующего шага. Не ставьте в реестре статус «списано» только потому, что клиент давно не отвечает.
В материале НТЦ «Сервис-Люкс» об учёте и списании просроченной задолженности указано, что списание оформляют приказом руководителя. Там же приведены записи по счетам 91 и 62, 76 либо, при использовании резерва по сомнительным долгам, по счетам 63 и 62, 76 (источник: «Учет и списание просроченной задолженности в бухгалтерском учете», НТЦ «Сервис-Люкс»). Конкретную запись бухгалтер выбирает после проверки документов и порядка учёта в своей организации.
Списание в бухгалтерском учёте не означает, что вопрос с должником закрыт: списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной (источник: «Учет и списание просроченной задолженности в бухгалтерском учете», НТЦ «Сервис-Люкс»). Поэтому решение об учётной записи, дальнейшей работе с долгом и хранении подтверждающих документов лучше разбирать как отдельные задачи.
Какие ошибки мешают видеть реальную задолженность?
- В реестре есть сумма, но нет срока оплаты. Бухгалтеру приходится каждый раз открывать договор или счёт, чтобы понять, возникла ли просрочка.
- Отметку «оплачено» ставят со слов клиента. Перед закрытием строки проверьте поступление и счёт, к которому относится платёж.
- Напоминание уходит после частичной оплаты на первоначальную сумму. Обновляйте остаток долга до отправки сообщения.
- После контакта с клиентом не записывают следующий шаг. Добавьте в строку ответственного, обещанное действие и дату повторной проверки.
- Просроченный счёт сразу предлагают списать. Сначала соберите документы и проверьте основания вместе с юристом.
Откройте реестр сейчас и найдите один счёт с ближайшим сроком оплаты: за две минуты проверьте, указаны ли в его строке сумма, срок и ответственный.
