Как подготовиться к замене платежа в СПОТ банковской гарантией

Белорусскому экспортеру в Россию стоит заранее проверить, какую сумму сейчас отвлекает обеспечительный платеж по системе подтверждения ожидания поставки товаров — СПОТ, и сможет ли банковская гарантия стать для него рабочей альтернативой. Минфин России рассматривает такое предложение бизнеса, но срок решения пока не назван (Office Life). В статье разберем, что сравнить до изменения правил, какие документы собрать и где чаще всего возникают ошибки в расчетах.

Что известно о возможной замене обеспечительного платежа?

СПОТ связана с импортом в Россию из стран ЕАЭС. При действующем подходе компания перечисляет обеспечительный платеж, а деньги на время выпадают из оборота. По информации Office Life, Минфин России изучает предложение заменить этот платеж банковской гарантией. В обсуждении участвуют заинтересованные ведомства, однако опубликованных сроков введения нового порядка нет.

Поэтому не стоит оформлять гарантию лишь в расчете на будущую норму или менять схему договора до появления официальных правил. Полезнее подготовить расчеты и документы: если порядок утвердят, у компании будет исходная база для быстрого решения. Для поставщика из Беларуси вопрос особенно практичный: одна и та же сумма может быть нужна одновременно для закупки сырья, перевозки и оплаты труда.

Чем обеспечительный платеж отличается от банковской гарантии?

При обеспечительном платеже компания перечисляет собственные деньги. Пока обязательство не прекратится по правилам системы, этими средствами нельзя свободно распоряжаться. Банковская гарантия строится иначе: гарантию выдает банк, а у поставщика остается больше собственных средств для операционной работы. Но гарантия обычно требует проверки финансового состояния, пакета документов и может предусматривать обеспечение со стороны клиента.

Выбор нельзя сводить к сравнению комиссии и суммы платежа. Бухгалтеру нужно учесть, как вариант отразится на денежных потоках, а руководителю — проверить, не появится ли у банка требование залога, депозита или иных ограничений. Если под гарантию придется заморозить почти всю ее сумму, эффект для оборотных средств окажется ограниченным.

Как посчитать влияние на оборотные средства?

Начните с таблицы по каждой поставке в Россию. В отдельные колонки внесите стоимость товара, дату отгрузки, дату оплаты от покупателя, сумму возможного обеспечения и срок, на который средства исключаются из оборота. Затем отметьте платежи, которые компания должна провести в тот же период: закупку товара, доставку, аренду, налоги, зарплату и расчеты с подрядчиками.

Далее рассчитайте два сценария. В первом собственные средства уходят на обеспечительный платеж. Во втором компания оплачивает расходы по гарантии и выполняет требования банка. Сравните остаток денег по неделям или месяцам, а не только общую стоимость обоих вариантов. Именно кассовый разрыв часто становится проблемой при регулярных отгрузках.

Полезно отдельно проверить валютные условия контракта и момент оплаты. Валютные остатки и расчеты с иностранным контрагентом могут влиять на учет через курсовые разницы. В материале об импортном товаре на маркетплейсах также обращают внимание на переоценку валютных остатков при ее наличии (Klerk). Для конкретной сделки бухгалтеру лучше заранее зафиксировать, какие документы подтвердят каждую операцию.

Какие документы стоит подготовить уже сейчас?

Соберите договор с российским покупателем, спецификации, график отгрузок, счета, документы по перевозке и подтверждения оплаты. Проверьте, одинаково ли в договоре, счете и товаросопроводительных документах указаны товар, количество, стоимость, стороны сделки и сроки. Расхождения редко исправляются быстро, когда груз уже находится в пути.

Отдельно сохраните переписку по согласованию условий поставки и документы, которые подтверждают полномочия подписантов. Если компания работает с новым покупателем, сначала стоит оценить его регистрационные и деловые данные через https://contragento.by. Такая проверка не заменяет договорную работу, но помогает заметить несоответствие реквизитов до отгрузки.

Порядок подготовки комплекта для СПОТ удобно выстроить по чек-листу: от контракта до документов на конкретную поставку. Подробности собраны в материале как подготовить документы для СПОТ при поставках в Россию. Внутри компании стоит назначить одного сотрудника, который сверит финальную версию комплекта перед отправкой.

Какие ошибки создают лишние расходы?

• Закладывать банковскую гарантию в финансовый план как уже действующее правило, хотя решение о замене платежа еще не опубликовано.
• Сравнивать только цену гарантии и не считать, сколько денег высвободится или останется заблокированным по условиям банка.
• Не проверять срок гарантии относительно графика поставки и срока, который потребуют правила СПОТ.
• Передавать в банк или контрагенту разные версии договора, спецификации и счета.
• Оставлять расчеты по СПОТ только у руководителя, без участия бухгалтера, который ведет оплату, первичные документы и учет.

Когда поставки в Россию становятся регулярными, распределение задач между руководителем, бухгалтером и внешним консультантом лучше определить до первой спорной ситуации. О том, в какой момент микробизнесу нужен штатный бухгалтер, можно прочитать в статье когда малому бизнесу нанимать штатного бухгалтера вместо аутсорса. Для СПОТ полезно закрепить, кто контролирует сроки, кто готовит документы и кто сопоставляет их с условиями контракта.