С 18 сентября 2026 года в Беларуси действуют новые правила работы архивов, утверждённые постановлением Министерства юстиции от 21 августа 2026 года № 46. Они регулируют формирование, учёт, хранение, использование и передачу управленческих, научно-технических и кадровых документов, в том числе электронных. Малому бизнесу стоит проверить, какие документы создаёт организация, где их хранит и кто отвечает за доступ и передачу. Ниже — практический порядок такой проверки без предположений о требованиях, которых нет в описании документа.
На кого распространяются новые правила архивов?
Правила касаются государственных органов и иных организаций. Поэтому руководителю небольшой компании или индивидуального предприятия сначала нужно определить, какие документы возникают в работе и кто ведёт их учёт. Отдельные положения относятся к кадровым документам, а также к документам в электронном виде.
Постановление охватывает несколько этапов работы с документами: их формирование, учёт, хранение, использование и передачу. Проверьте каждый этап отдельно. Например, наличие кадровых документов в папке ещё не отвечает на вопрос, кто отвечает за их учёт и что происходит с ними при передаче другому сотруднику.
Полный текст постановления нужен для проверки конкретных сроков и процедур. В предоставленной информации есть дата вступления правил в силу и общий круг регулируемых вопросов, но нет перечня сроков хранения или требований к отдельным видам документов. Не переносите в рабочую инструкцию сроки из непроверенных публикаций.
Что проверить в документообороте компании?
Начните с перечня документов, которые организация создаёт и получает. Разделите их по назначению: управленческие, кадровые, научно-технические, если такие есть, и электронные документы. Для каждого типа зафиксируйте, где он хранится и кто отвечает за учёт.
Затем пройдите путь документа от создания до передачи. На каждом этапе задайте конкретный вопрос: кто формирует документ, кто учитывает его, где хранит, кому разрешено им пользоваться и кто организует передачу. Если на вопрос нет ясного ответа, назначьте ответственного и внесите порядок в рабочую инструкцию.
- Составьте список бумажных и электронных документов.
- Укажите для каждого списка место хранения и ответственного сотрудника.
- Проверьте, как сотрудник находит документ по запросу.
- Опишите, кто и как передаёт документы при смене ответственного или завершении работы с ними.
Для электронной документации отдельно проверьте, какие файлы организация считает документами и где сотрудники ищут актуальную версию. Не ограничивайтесь папкой на компьютере одного работника: порядок должен быть понятен тому, кто принимает его обязанности.
Как подготовить документы к проверке?
Соберите действующие инструкции, списки документов и сведения о местах хранения. Сверьте их с фактической работой: если инструкция говорит одно, а сотрудники сохраняют документы иначе, исправьте сначала порядок, а затем текст инструкции. Это поможет обнаружить пробелы до того, как документ потребуется найти или передать.
Отдельно проверьте кадровые документы и электронные материалы. В правилах выделены кадровая документация и документы в электронном виде, поэтому их не стоит оставлять за пределами внутренней проверки. Зафиксируйте, кто отвечает за учёт и хранение каждой группы.
Если организация использует внешнее архивное обслуживание или передаёт документы на хранение, проверьте, кто готовит их к передаче и какие сведения сопровождают комплект. Конкретные требования к составу и оформлению такой передачи нужно сверить с полным текстом постановления № 46. Для общего ознакомления с темой подойдёт материал о подготовке малого бизнеса к новым правилам работы архивов.
Какие ошибки мешают навести порядок?
- Проверять только бумажные папки и забывать об электронных документах.
- Считать хранение организованным, если документы есть, но ответственный за них не определён.
- Использовать старую инструкцию, не сверив её с порядком, который действует в компании.
- Указывать сроки хранения без проверки первичного текста правил и требований к конкретным документам.
- Откладывать проверку кадровых документов, хотя они прямо упомянуты среди регулируемых материалов.
С 18 сентября 2026 года правила работы архивов в Беларуси охватывают формирование, учёт, хранение, использование и передачу документов, включая электронные. Сегодня составьте перечень документов компании и напротив каждой группы запишите место хранения и ответственного. Затем по полному тексту постановления № 46 проверьте конкретные процедуры, которые относятся к вашей организации.
