Внешний совместитель — сотрудник, который уже работает в одной организации, а в вашей трудится в свободное время. Для микро- и малого бизнеса Беларуси это обычная практика: бухгалтер на полставки, уборщица по вечерам, техник на выездах. Нюанс в том, что с 2026 года поменялись некоторые нормы Трудового кодекса и требования к уведомлениям в ФСЗН. Разберем на реальных ситуациях, как оформить такого работника без штрафов и ошибок в учете.
Как не ошибиться с табелем и зарплатой
Пример. Владелец продуктового магазина в Витебске взял на 0,5 ставки бухгалтера-совместителя. Вести отдельный табель не стал: проставлял часы в общем журнале. Через три месяца налоговая при проверке нашла расхождения: зарплата была выплачена за фактически отработанное время, но в табеле стояли целые дни. Доначислили подоходный налог и взносы в ФСЗН за разницу.
Совет. Ведите отдельный табель учета рабочего времени для совместителей. Используйте стандартную форму Т-12 или Т-13, указывая количество часов ежедневно. Если совместитель работает меньше нормы, это должно быть видно. При суммированном учете — оформляйте график заранее. Чтобы не запутаться в настройках, посмотрите, как оптимизировать бухгалтерский учет малого предприятия в 2026 году.
Налоги и взносы: что изменилось в 2026
Пример. Стоматологическая клиника в Бресте оформила внешнего совместителя (врача) и не подала уведомление в ФСЗН о приеме на работу. Через два месяца пришла проверка — штраф за несообщение. Кроме того, бухгалтер неправильно начисляла взносы: применяла ставку, как для основного места работы, а для совместителя нужно считать пропорционально отработанному времени.
Совет. Подавайте уведомление в ФСЗН о приеме на работу совместителя в течение 5 рабочих дней (через портал или лично). Взносы на социальное страхование начисляйте на фактический заработок, но не менее суммы из расчета минимальной зарплаты пропорционально отработанному времени. Подоходный налог — по стандартной ставке 13 %. С 2026 года уточнены лимиты для взносов в Белгосстрах — сверьтесь с новыми правилами налогообложения для малого бизнеса.
Трудовые договоры: как не получить переквалификацию
Пример. Минское кафе пригласило на работу совместителя-бариста. Вместо трудового договора заключили договор подряда. Фактически сотрудник работал по графику, подчинялся правилам внутреннего распорядка, получал фиксированную сумму каждый месяц. Налоговая признала отношения трудовыми, доначислила налоги как с зарплаты и выписала штраф за ненадлежащее оформление.
Совет. Если человек подчиняется внутреннему распорядку, выполняет работу лично и получает плату за отработанное время — это трудовые отношения. Заключайте срочный или бессрочный трудовой договор. Для внешнего совместителя обязательно укажите режим работы (не более 20 часов в неделю, если не оговорено иное), размер оплаты и ссылку на статью 343 ТК. Запись в трудовую книжку вносите только по желанию работника — это его право, не обязанность.
Командировки, отпуска и больничные
Пример. Техник из Полоцка работал внешним совместителем в двух сервисных компаниях. Заболел, принес больничный. Бухгалтеры обеих фирм отказались платить, ссылаясь на то, что пособие платит только основной работодатель. Это ошибка: с 2022 года больничный оплачивает каждый работодатель, если у совместителя стаж больше 6 месяцев у него.
Совет. Выдавайте больничный лист отдельно для каждого места работы. Если стаж неполный — пособие платит тот, у кого работник трудится дольше. Отпуск внешнему совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на основном месте отпуск 24 дня, а у вас он по графику 18, то разницу можно дать без сохранения зарплаты.
Типичные ошибки при работе с внешними совместителями
- Отсутствие отдельного табеля учета рабочего времени.
- Непредоставление трудового отпуска одновременно с основным местом работы.
- Нарушение нормы рабочего времени (более 20 часов в неделю без согласования).
- Неправильный расчет пособия по временной нетрудоспособности (каждый работодатель должен считать отдельно).
- Игнорирование обязанности подавать уведомление в ФСЗН о приеме на работу.
- Переквалификация трудового договора в гражданско-правовой из-за желания сэкономить на налогах.
Автоматизация учета: что поможет
Если в небольшой компании нет отдельного бухгалтера, настройте учетную программу на раздельный расчет зарплаты. Современные сервисы позволяют вести несколько видов начислений с разными ставками взносов. Для упрощения работы с кадрами советуем интегрировать кадровый учет с бухгалтерией. Узнайте, как автоматизировать расчет зарплаты и учет рабочего времени для малого бизнеса, чтобы исключить ошибки вручную.
3 шага, которые можно сделать сегодня:
- Проверьте все действующие трудовые договоры с внешними совместителями на соответствие Трудовому кодексу РБ (особенно режим работы и условие о записи в трудовую книжку).
- Настройте в учетной программе отдельный вид начисления «Совместитель внешний» с правильными тарифами взносов в ФСЗН и Белгосстрах.
- Подайте уведомления о приеме на работу тех совместителей, по которым это не было сделано (через портал Фонда соцзащиты).
Полезные ссылки: Фонд оплаты труда на второе полугодие: как сбалансировать расходы, Как выбрать бухгалтерское ПО для малого бизнеса в Беларуси в 2026 году.